ОФИС МЕНЕДЖЕР
1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:
организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др. ) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;
обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.
2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,
подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,
обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,
следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,
организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,
оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,
выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,
печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
3. Ведет делопроизводство.
4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.
5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.
8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.
13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.
14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.
Офис-менеджер должен знать:
постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;
основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;
принципы построения организационной структуры офиса;
основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;
порядок ведения деловой документации;
порядок заключения договоров;
правила пользования оргтехникой;
основы экономики, организации труда и управления;
основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой 1С: Предприятие;
закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;
все бизнес-процессы, проходящие в организации.
законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:
действующим законодательством;
внутренними нормативными актами работодателя;
трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.
7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр. ) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.
